Für viele kleine Unternehmen und Selbstständige gehört die IT-Betreuung nicht zum Tagesgeschäft und gerät deshalb oft in den Hintergrund. Stattdessen werden private Laptops häufig für geschäftliche Aufgaben genutzt. Doch gerade in diesem Umfeld ist ein rechtssicheres Backup essenziell. Es schützt nicht nur vor Datenverlust, sondern erfüllt auch gesetzliche Vorgaben wie die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). In diesem Artikel erklären wir, wie Sie mit wenig Aufwand ein sicheres Backup erstellen können.
Warum ist ein Backup so wichtig?
Datenverlust kann gravierende Folgen haben:
- Geschäftsausfall: Ohne Kundendaten, Rechnungen oder wichtige Dokumente steht Ihr Unternehmen still.
- Rechtliche Konsequenzen: Die DSGVO schreibt vor, dass personenbezogene Daten sicher verarbeitet und aufbewahrt werden müssen. Datenverlust kann hohe Strafen nach sich ziehen.
- Vertrauensverlust: Kunden und Partner könnten das Vertrauen in Ihr Unternehmen verlieren.
Ein rechtssicheres Backup stellt sicher, dass Ihre Daten jederzeit verfügbar sind – selbst bei Hardware-Defekten, Cyberangriffen oder Bedienfehlern. Weitere Informationen zur DSGVO finden Sie hier.
Grundlagen eines rechtssicheren Backups
Ein rechtssicheres Backup erfüllt folgende Kriterien:
- Regelmäßigkeit: Backups sollten täglich oder mindestens wöchentlich erstellt werden.
- Rücksicherung: Stellen Sie sicher, dass Ihre Daten im Notfall problemlos wiederhergestellt werden können.
- Speicherung an mehreren Orten: Mindestens eine Kopie Ihrer Daten sollte extern gespeichert werden, z. B. in der Cloud oder auf einem physisch getrennten Medium.
- Verschlüsselung: Schützen Sie Ihre Daten durch starke Verschlüsselung, um unbefugten Zugriff zu verhindern.
- Aufbewahrungsfristen: Je nach Branche gibt es gesetzliche Vorgaben, wie lange bestimmte Daten aufzubewahren sind (z. B. 10 Jahre für steuerliche Unterlagen).
Wie erstelle ich ein sicheres Backup?
1. Cloud-Backups
Cloud-Lösungen wie Microsoft OneDrive, Google Drive oder spezialisierte Anbieter wie Backblaze bieten einfache und automatische Backup-Möglichkeiten. Achten Sie darauf, dass der Anbieter DSGVO-konform ist und Daten auf Servern innerhalb der EU speichert.
2. Externe Festplatten oder NAS-Systeme
Eine externe Festplatte oder ein NAS-System (Network Attached Storage) bietet eine lokale Lösung. Beispiele:
- Synology NAS: Ideal für kleine Unternehmen, da es viele Automatisierungs- und Sicherheitsfunktionen bietet.
- Externe Festplatten: Kosten günstig, aber nur als zusätzliche Sicherheitskopie geeignet.
3. Backup-Software
Nutzen Sie Software, die Ihre Backups automatisiert und verschlüsselt. Empfehlenswert sind:
- Acronis True Image
- Veeam Backup
- Duplicati (kostenlos und Open Source)
Besonderheit: Digitalisierung physischer Dokumente
Falls Sie noch mit Papierakten arbeiten, sollten Sie über eine Digitalisierung nachdenken. Tools wie ecoDMS erleichtern die Verwaltung und sichern Dokumente in einem durchsuchbaren Format. Auch hier gelten die gleichen Backup-Regeln: Speichern Sie die digitalisierten Dateien an mehreren Orten und achten Sie auf Verschlüsselung.
Warum professionelle Unterstützung sinnvoll sein kann
Die Einrichtung eines rechtssicheren Backups erfordert ein gewisses Maß an Planung und technischem Wissen. Gerade bei der Auswahl der richtigen Tools, der Automatisierung und der Sicherstellung der DSGVO-Konformität können Fehler passieren. Ein IT-Experte kann Ihnen helfen, ein individuell abgestimmtes Backup-System zu entwickeln, das Ihre Anforderungen erfüllt. Alternativ bieten einige Dienstleister regelmäßige Backup-Services an, die Ihnen Arbeit und Sorgen abnehmen.
Rechtssicheres Backup – ein Muss für kleine Unternehmen
Ein rechtssicheres Backup ist keine Option, sondern eine Notwendigkeit für kleine Unternehmen. Mit den richtigen Tools und einer durchdachten Strategie können Sie sich effektiv vor Datenverlust und rechtlichen Problemen schützen. Sollten Sie sich bei der Einrichtung unsicher sein oder feststellen, dass der Aufwand Ihre Kapazitäten übersteigt, zögern Sie nicht, professionelle Hilfe in Anspruch zu nehmen. Ihre Daten sind ein wertvolles Gut – sorgen Sie dafür, dass sie sicher bleiben!
